Rola zarządcy nieruchomości parku magazynowego

Dlaczego dobre zarządzanie nieruchomościami magazynowymi jest tak ważne? Na pytania odpowiada Małgorzata Więcko, MRICS, Dyrektor w Dziale Zarządzania Nieruchomościami, JLL.

Jakie są główne kompetencje zarządcy obiektu?

Zarządca jest podstawową osobą kontaktową, administratorem obiektu i doradcą każdego najemcy, który może uzyskać od osoby na tym stanowisku wszelkie informacje dotyczące budynku. Codziennie w parku logistycznym czy magazynie pracuje serwis techniczny, firma sprzątająca czy ochraniająca obiekt. Ich praca odbywa się pod czujnym okiem zarządcy, na którego barkach spoczywa zapewnienie i koordynacja odpowiedniej obsługi wynajmowanych powierzchni.

Głównym zadaniem property managementu jest stworzenie najlepszych warunków do prowadzenia i rozwoju biznesu. Zarządcy nie tylko umożliwiają sprawny przebieg procesów operacyjnych, ale mają wpływ na wyniki finansowe danego obiektu. Wybierają także w przetargu najlepszą pod względem jakości usług i ceny firmę obsługującą magazyn. Dobry wybór przekłada się na optymalizację kosztów i oszczędności nie tylko dla właściciela budynku magazynowego, ale również dla najemcy.

Codziennie w obiekcie lub na terenie wokół może mieć miejsce awaria, która będzie wymagała naprawy i dodatkowych nakładów finansowych. Wybór odpowiedniej firmy, która przeprowadzi naprawę jest niezwykle istotny dla sprawnego funkcjonowania biznesu najemcy. Dodatkowo, w zależności od ustalonych zakresów działań, zarządca może zajmować się również sprawami organizacyjnymi, jak dowóz pracowników do centrum logistycznego i obsługa komunikacyjna kompleksu.

Czy zarządca zajmuje się ustalaniem regulaminów dotyczących funkcjonowania parku magazynowego?

Jednym z ważniejszych obowiązków zarządcy nieruchomości jest dopełnienie wszelkich formalności zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wśród nich znajduje się między innymi   opracowanie procedur dotyczących funkcjonowania parku. Osoba na tym stanowisku tworzy Regulamin Budynku – specjalnie przygotowany katalog dla najemcy, który określa zasady i organizację pracy w obrębie kompleksu magazynowego. Wraz ze służbami pożarniczymi opracowuje także instrukcję przeciwpożarową oraz strategię ewakuacji.

Kolejnym ważnym elementem w zarządzaniu parkami magazynowy- mi jest organizacja ruchu na terenie kompleksu. Każdy kierowca jak i pieszy musi mieć pełną jasność co do tego, jak poruszać się w ramach obiektu. Takie zasady pozwalają zachować drożność ruchu i bezpieczeństwo osób przebywających na terenie centrum logistycznego.

W jakich sytuacjach rola zarządcy jest szczególnie ważna?

Istotą pracy zarządcy jest kompleksowa organizacja i dbanie o szczegóły dotyczące sprawnego funkcjonowania budynku bądź całego parku. Godzina przestoju w pracy magazynu to często realne, poważne straty. Specyfiką parków magazynowych jest praca 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Dzieje się tak niezależnie od tego, czy jest to produkcja, czy przyjmowanie i wydawanie towarów. Dlatego zapewnienie dobrego funkcjonowania całego parku magazynowego, obsługa techniczna i ochrona są tak istotne. Firma zarządzająca bierze na siebie odpowiedzialność dopięcia każdego z elementów składowych funkcjonowania parku i odpowiada w sytuacjach kryzysowych za szybkie naprawy wszelkich awarii.

Profesjonalny zarządca jest ponadto twórczy i otwarty na innowacje. W przypadku powierzchni magazynowych jest to niezwykle istotne. Zarządca nieruchomości magazynowo-przemysłowych musi błyskawicznie odpowiadać na pojawiające się problemy i reagować we wszelkich sytuacjach, które mogą dezorganizować funkcjonowanie w obrębie obiektu.

W jakim zakresie najemca powinien współpracować z zarządcą?

Doskonałe funkcjonowanie nieruchomości zależy w dużej mierze od współpracy i właściwej komunikacji najemcy z zarządcą. Partnerstwo relacji służy każdej ze stron. Duża rola i odpowiedzialność firmy zarządzającej nie oznacza, że najemca nie może wychodzić mu naprzeciw z pomysłami i rozwiązaniami, które będą służyły optymalizacji kosztów związanych z funkcjonowaniem parku magazynowego. Jednocześnie istotne jest, żeby profesjonalny zarządca był kreatywny i otwarty na innowacje, które pozwolą wprowadzać korzystne dla najemcy metody działania w obrębie parku.

W momencie kiedy firma zarządzająca ma pomysł na stworzenie np. instrukcji czy poradnika, który może wpłynąć na zminimalizowanie kosztów związanych z naprawami w obrębie parku, najemca powinien być partnerem do rozmowy i wykazać zaangażowanie. W takim modelu współpracy obie strony mają wymierne korzyści, które przekładają się długofalowo chociażby na comiesięczne koszty.

Kto powinien zająć się ubezpieczeniem nieruchomości?

Ubezpieczenie to jeden z kluczowych elementów w całym procesie zarządzania nieruchomością. Administrowanie w tej kwestii pozostaje w rękach zarząd- cy budynku, który powinien przekazać doradcy ubezpieczeniowemu niezbędne dokumenty i informacje na temat obiektu, a także pomóc w wyborze najkorzystniejszej oferty. Właściciel zazwyczaj jest odpowiedzialny za zawarcie ubezpieczenia mienia od wszelkich ryzyk oraz odpowiedzialności cywilnej, w tym od utraconych dochodów.

Coraz częściej właściciel decyduje się na ubezpieczenie od ataku terrorystycznego nie tylko w obiektach biurowych czy centrach handlowych, lecz także w parkach magazynowych. W zależności od położenia geograficznego właściciel może być zobligowany także do zawarcia ubezpieczenia od katastrof naturalnych.

Jakie są zalety korzystania z zewnętrznych, profesjonalnych usług z zakresu property management?

Obecnie wielu właścicieli parków logistycznych prowadzi zarządzanie we własnym zakresie, co czasem spotyka się z niezadowoleniem najemców czy też z ponoszeniem strat finansowych wynikających z braku optymalizacji kosztów. Zupełnie inaczej wygląda sytuacja, gdy centrum logistycznym czy też pojedynczymi obiektami zarządza profesjonalna firma i osoby, które wiedzą jakie działania przynoszą wymierne korzyści zarówno dla najem- cy, jak i właściciela budynku.

Głównym argumentem przemawiającym za powierzeniem property managementu zewnętrznej firmie jest wiedza, doświadczenie i dobra organizacja na wszystkich kluczowych płaszczyznach wpływających na sprawne i bezpieczne funkcjonowanie budynku czy całego parku. Usprawnianie procesów komunikacyjnych, wprowadzanie oszczędności w zakresie zużycia mediów, dbanie o bezpieczeństwo osób na terenie centrum to tylko niektóre z tych obszarów, które dzięki wspomnianej wiedzy i doświadczeniu przyniosą zauważalne zyski.