Droga do magazynu idealnego

„Szukamy magazynu” – po tych słowach w firmie potrzebującej nowej powierzchni zazwyczaj pojawia się moment zastanowienia. Potrzebie zajęcia nowej lokalizacji towarzyszy bowiem mnóstwo pytań, które każda firma musi sobie zadać zanim wybierze wyboru nowej powierzchni jest długi i może trwać około roku. Dodatkowo, jest często skomplikowany i wymaga rozpatrywania wielu zagadnień.

Zaczyna się od analizy sytuacji i sprecyzowania potrzeb firmy. Przez pierwsze miesiące najemca musi bardzo dokładnie ustalić, jakie tak naprawdę wymogi powinna spełniać nowa powierzchnia. W międzyczasie trzeba wybrać najlepsze oferty deweloperów i porównać je pod kątem proponowanych warunków komercyjnych i technicznych. Po wybraniu oferty odbywa się najważniejszy etap, czyli negocjacje. Proces kończy się podpisaniem umowy i uzgodnieniem choćby najmniejszych szczegółów dotyczących całego okresu najmu. W przypadku zawierania długoterminowych transakcji tylko dobre przygotowanie zakończyć się pełnym sukcesem.

Wielomiesięczny proces

Wielomiesięczny proces Jednym z najczęstszych błędów jakie popełniają najemcy jest zbyt późne rozpoczęcie poszukiwania nowej powierzchni. Wielokrotnie firmy nie zdają sobie sprawy, że znalezienie odpowiedniego magazynu może potrwać nawet kilkanaście miesięcy. Dlatego warto pamiętać o prostej zasadzie:

• Im później najemca zaczyna szukać nowego magazynu, tym ma mniej czasu na negocjacje dobrych warunków lub mniejszy wybór potencjalnych lokalizacji.

Trzymając się drogowej metafory, jeśli wyjedziemy później niż zaplanowaliśmy, musimy szybciej jechać, a to powoduje spore ryzyko. W przypadku, gdy firma decyduje się na zmianę magazynu i opuszczenie obecnego miejsca, bardzo istotne są zobowiązania zawarte w umowie na korzystanie z dotychczasowej przestrzeni. Zazwyczaj najemca po zakończeniu umowy musi oddać magazyn w takim stanie, w jakim go wynajmował. Jednocześnie oznacza to, że musi usunąć wszystkie usterki spowodowane zwykłym użytkowaniem. Lepiej zadbać o takie szczegóły kilka miesięcy wcześniej. Inaczej firma może nie zdążyć z naprawą usterek na czas, a co za tym idzie, nie oddać powierzchni w wyznaczonym terminie. Tym samym przesunie się czas zmiany lokalizacji, a to może wiązać się z dodatkowymi kosztami za przedłużenie najmu.

Weryfikacja potrzeb

Najemca poszukujący nowej lub dodatkowej powierzchni powinien włożyć mnóstwo wysiłku w analizę swoich potrzeb. Przed przystąpieniem do poszukiwania magazynu istotne jest, żeby mieć pewność, jakie wymogi powinna spełniać nowa lokalizacja. Zapotrzebowanie na powierzchnię magazynową pojawia się zazwyczaj wtedy, gdy dotychczasowy magazyn okazuje się za mały.

•  Określenie wielkości nowej powierzchni pozwoli m.in. określić czy firma może wynająć magazyn, czy też bardziej korzystne będzie dla niej skorzystanie z rozwiązania typu BTS.

Planując wynajem powierzchni warto również zastanowić się czy oprócz magazynu nie będzie potrzebna część biurowa. Jeśli tak, to jak duża. Kolejnym krokiem przyszłego najemcy jest określenie cech, jakie powinna mieć nowa powierzchnia. Mowa tu o czysto technicznych potrzebach. Należy dokładnie wiedzieć jaką wysokość i szerokość powinien mieć magazyn, jaką musi mieć nośność podłogi, a także czy na przykład potrzebna jest chłodnia albo inne dostosowane do działalności firmy udogodnienia. Bardzo wyraźne określenie swoich potrzeb pomoże najemcy wybrać najlepsze rozwiązanie z dostępnych na rynku powierzchni. Albo wręcz przeciwnie, wskaże potrzebę wybudowania nowego obiektu, dostosowanego do charakteru działalności przedsiębiorstwa.

Możliwości do wyboru

W przypadku poszukiwania małej powierzchni – do 10 tys. m² – najlepszym rozwiązaniem może być wynajem gotowego magazynu. Zaletą takiego wyboru jest możliwość podpisania umowy minimum na 3 lata. Jest to najlepsze rozwiązanie dla najemcy, któremu trudno określić, jakie potrzeby będzie miała firma za kilka lat. Po upływie określonego czasu najemca będzie mógł poszukać nowej, bardziej odpowiedniej powierzchni.

Po analizie potrzeb może się okazać, że dla niektórych przedsiębiorstw jedynym właściwym rozwiązaniem będzie wybudowanie magazynu typu BTS. Na taki magazyn zazwyczaj decydują się firmy, które – poza dużą powierzchnią – potrzebują indywidualnych rozwiązań, jak na przykład hala magazynowa w pełni umożliwiająca przechowywanie żywności.

• Dzięki systemowi BTS klient może dowolnie skomponować moduły powierzchni magazynowych - pozwala to otrzymać dokładnie to, czego oczekuje.

Tego typu obiekt daje również wybór pomiędzy najmem lub zakupem na własne potrzeby. Należy jednak pamiętać, że decydując się na wynajem magazynu szytego na miarę, trzeba podpisać długoterminową umowę. Standardem jest w tym przypadku umowa na 10 lat. Okres najmu może być jeszcze dłuższy, kiedy budynek będzie musiał spełniać skomplikowane warunki. Deweloper zabezpiecza się w ten sposób, gdyż po zakończeniu umowy może być mu ciężko znaleźć nowego klienta. Dużą zaletą rozwiązań systemu BTS jest wybór dogodnej lokalizacji. Obiekty najczęściej są budowane w wybranym przez najemcę miejscu, ale wybór lokalizacji jest zawsze ustalany z deweloperem, który po okresie najmu będzie miał dany budynek w swojej ofercie.

Kluczowa lokalizacja

Lokalizacja jest często kluczowym argumentem przemawiającym do najemcy za wyborem danej powierzchni. Magazynowa mapa Polski dzieli się na kilka głównych regionów, a każdy z nich przyciąga innych najemców. Na przykład oferta magazynów we Wrocławiu jest atrakcyjna dla krajowych najemców oraz firm dystrybucyjnych prowadzących działalność na rynkach krajów Europy Centralnej. Dynamiczny rozwój lokalnej infrastruktury drogowej czy dogodna lokalizacja generują stałe zapotrzebowanie na obiekty pod logistykę i magazynowanie na Dolnym Śląsku. Aglomeracja warszawska jest natomiast jednym z największych krajowych węzłów transportowych, który składa się z 6 dróg krajowych, 8 linii kolejowych znaczenia państwowego oraz głównego portu lotniczego w Polsce. Przez region przebiegają również 3 z 10 transeuropejskich korytarzy transportowych (Helsinki-Warszawa, Berlin-Moskwa, Gdańsk-Ostrawa). Ogromny potencjał logistyczny Warszawy wykorzystują nie tylko branżowi operatorzy, ale i liczne sieci handlowe oraz firmy z branży FMCG. A to tylko przykłady.

Trzeba pamiętać, że każdy z tych rynków jest inny, dlatego zawsze warto się zastanowić, który z regionów będzie dla firmy najatrakcyjniejszy. Ponadto, tak jak ważne są przy wyborze lokalizacji możliwości rozwoju kanałów dystrybucji czy bliskość rynków zbytu, tak ważne jest położenie magazynu względem głównych lokalnych i regionalnych szlaków komunikacyjnych, istniejącej oraz planowanej infrastruktury drogowej. Jeżeli strategia rozwoju firmy najemcy zakłada w przyszłości rozszerzenie powierzchni, warto przed podpisaniem umowy najmu upewnić się, że dana lokalizacja daje takie możliwości. Może to odbyć się zarówno przez zajęcie dodatkowej powierzchni w ramach istniejącej hali magazynowej, jak również rozbudowę obiektu.

• Przy wyborze lokalizacji ważne jest, żeby powierzchnia magazynowa znajdowała się w bezpośrednim sąsiedztwie firmy. Zbyt duża odległość może spowodować, że firma będzie musiała – zupełnie niepotrzebnie – ponosić dodatkowe koszty transportu.

Optymalizacja kosztów

Wysokość czynszu powierzchni magazynowej to istotna kwestia dla każdego najemcy. Należy jednak pamiętać, że nie ma czegoś takiego jak stawka rynkowa za magazyn. Średnie stawki najmu mogą znacznie różnić się w zależności od regionu, ale nawet średnia stawka w danym regionie również nie będzie stawką uniwersalną. To jakiej wysokości czynsz zapłaci najemca zależy od bardzo wielu czynników, takich jak lokalizacja, liczba dostępnych ofert najmu czy adaptacje, które mają zostać wprowadzone na życzenie klienta. Jednak to konkurencja między deweloperami ma główny wpływ na wysokość czynszów w danym regionie. Im większa dostępność powierzchni, tym łatwiej jest wynegocjować niską stawkę czynszu.

Wpływ na naszą siłę negocjacyjną ma również fakt, jak szybko i jak dużo powierzchni potrzebujemy. Im więcej i im prędzej, tym mniejsza szansa, że deweloperzy znajdują się na znaczącą obniżkę stawki czynszu. Przy podliczaniu kosztów warto sprawdzić dostępną ofertę oraz alternatywne rozwiązania – takie jak np. BTS-y. Może się okazać, że oczywiste rozwiązania nie zawsze zagwarantują nam najniższe stawki.

• Należy pamiętać, że czynsz to nie wszystkie opłaty.

Do miesięcznych kosztów trzeba doliczyć także opłaty eksploatacyjne, czyli tzw. service charge. W ich skład wchodzą wszystkie usługi związane z utrzymaniem obiektu magazynowego oraz terenów wspólnych parku (place zewnętrzne, drogi pożarowe, tereny zielone, parkingi), takie jak: ochrona, odśnieżanie czy utrzymanie czystości. Poza czynszem i opłatami eksploatacyjnymi są również opłaty za media. Mowa tutaj o opłatach za prąd, wodę czy telekomunikację. Do tego dochodzi również podatek od nieruchomości. Uwzględniając wszystkie istotne elementy w procesie poszukiwania nowej powierzchni, droga do magazynu idealnego może skończyć się sukcesem. Do mety przyszły najemca może dojechać szybko, bezpiecznie, a przede wszystkim oszczędnie. Potrzebny jest tylko doskonale przygotowany plan na tę wymagającą podróż.